Rechnungsaustausch über den SIMPLYST-Kernel [Consolidatorplattform]

Beim klassischen Rechnungsversand nimmt die Postabteilung Rechnungen entgegen, sortiert sie und verteilt sie bis zum Empfänger. Sie fungiert damit als Drehscheibe für den Rechnungsempfang. Die Durchlaufzeit von Rechnungen, von der Datenaufbereitung zwecks Rechnungserstellung bis zur Zustellung an den ersten Prüfer, beträgt durchschnittlich fünf Tage.

Systematische Rechnungsverabeitung
Die bisher bekannteste Art, Rechnungen elektronisch zu übertragen, ist EDIFACT [EDI]. Äußerst individuell, zum Teil auch manuell, werden hier Rechnungsdaten in das System übertragen. Damit werden die Daten zwar elektronisch übermittelt, die Implementierung der Programme und Schnittstellen ist jedoch sehr aufwändig und muss für jede einzelne Lieferanten-Kundenbeziehung individuell mit hohen Projektkosten eingerichtet werden. Um den gesetzlichen Erfordernissen zum Vorsteuerabzug gerecht zu werden, muss zusätzlich zur EDIFACT-Rechnung noch eine Papierrechnung (Sammelabrechnung) erstellt werden.

Fazit: Papierhafte Rechnungsverarbeitung ist zeitintensiv, aufwändig und fehlerhaft.

Das Prinzip: Unabhängigkeit

EDIFACT ist in die große Masse der Unternehmen nicht effizient einsetzbar. SIMPLYST hat das Prinzip der zentralen Drehscheibe mit EDIFACT kombiniert: Der Rechnungssteller überträgt seine Rechnungen elektronisch an die zentrale Drehscheibe, die SIMPLYST Consolidator-Plattform. Dort werden die Rechnungen im Auftrag des Rechnungsstellers in ein zentrales Datenformat konvertiert (PDF + openTRANS *), mit einer qualifizierten elektronischen  Signatur versehen und dem Kreditor zugestellt. Der Rechnungsempfänger greift schließlich über SIMPLYST auf die für ihn hinterlegte Rechnung zu. Zusätzlich zum PDF und dem openTRANS XML-Format können weitere empfängerspezifische Datenformate auf Wunsch bereitgestellt werden. SIMPLYST überprüft wiederum die Richtigkeit der Signatur. Nach erfolgreicher Prüfung der Rechnung kann der Rechnungsempfänger, in seiner Rolle als Buchhalter, die Rechnung dem unternehmensspezifischen Workflow übergeben, kontrollieren, freigeben, buchen und archivieren.

Fazit: SIMPLYST ist eine formatunabhängige zentrale Plattform, die ohne Einrichtung von Zusatzsoftware oder -hardware die rechtsichere, elektronische Übertragung von Rechnungsdaten bietet und damit eine signifikante Optimierung der gesamten Verarbeitungsprozesse ermöglicht.

* www.opentrans.org: Die openTRANS-Initiative mit führenden deutschen und internationalen Unternehmen unter der Leitung von Fraunhofer IAO, hat sich die Standardisierung von Geschäftsdokumenten (Auftrag, Lieferschein, Rechnung etc.) zum Ziel gesetzt, die Grundlage für die elektronische System-zu-System-Kommunikation ist.

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