SIMPLYST - Wir machen es Ihnen leicht
Rechnungsverarbeitung ohne Medienbruch
Rechnungsprozesse durchgängig abzuwickeln, setzt Kapazitäten für Kundenservice oder Backoffice frei. Doch bislang ist der Bearbeitungsprozess eine Abfolge von PC- und manuellen Tätigkeiten. Eine Rechnung, die verschickt werden soll, wird zunächst am PC fakturiert und daraus eine Rechnung erstellt. Anschließend muss dieses Dokument gedruckt, kuvertiert, frankiert und verschickt werden. Dieser Medienbruch kostet insgesamt viel Zeit und verbraucht wertvolle Ressourcen.
Gleiches gilt für den Rechnungseingang. Hier gelangt die Papierrechnung in die Poststation, geht dann zum Rechnungswesen, wo bis zu vier Kopien gezogen und zur Prüfung in die Abteilungen gegeben werden. Die Rechnung selbst muss wieder manuell erfasst werden. Dieser Umweg kostet Unternehmen bis zu 25 Euro.
SIMPLYST ist die effektive Alternative. Mit SIMPLYST versenden und empfangen Sie Rechnungen durchgängig elektronisch.
Gesetzkonform und nachhaltig effizient
SIMPLYST enthält alle wesentlichen Module, damit Ihr Einstieg in die elektronische Rechnungsverarbeitung so leicht und sicher ist:
- Consolidator
Der Consolidator ist eine "Formatdrehscheibe", d.h. alle Rechnungsdateien werden Ihnen in dem Format zugestellt, das Sie für die Weiterverabeitung mit Ihrem EDV-System benötigen.
- Elektronische Signatur
Die eletronische Signatur stellt die Rechtskonfomität Ihres Rechnungsdokumentes sicher. Damit werden Sie zweifelfrei als Absender identifiziert, so dass Ihr Kunde problemlos zum Vorsteuerabzug berechtigt ist
- Signaturprüfbericht
Den Signaturprüfbericht erhalten Sie mit dem Eingang einer Rechnung. Der Bericht stellt sicher, ob das Rechnungsdokument zweifelfreier Herkunft ist. Sie sind damit berechtigt, die Vorsteuer abzuziehen.
- Scan-Service
Der Scan-Service ist ein optionales Modul der SIMPLYST Komplettlösung. Der Scan-Service stellt sicher, dass auch Lieferanten, die Ihnen Rechnungen per Post schicken, bei Ihnen elektronisch eintreffen.
- Lettershop
Der Lettershop wird ebenfalls optional eingerichtet. Er hilft Ihnen auch dann beim elektronischen Rechnungsversand zu bleiben, wenn Ihre Kunden Rechnungen auf Papier benötigen. Die Verzweigung für den elektronischen und Papierversand erfolgt voll automatisch.
- Archiv
Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungdokumente gilt auch für die elektronische Variante. Mit dem elektronischen Archiv können Sie die bisherigen Kosten um ein vielfaches Senken. Wir beraten Sie hier gerne über geeignete Archivierungssysteme.
Fazit:
SIMPLYST ist eine standardisierte Komplettlösung aus Dienstleistungen und Technologie, mit der sich Rechnungsprozesse durchgängig elektronisch ausführen lassen.
Das Angebot ist modular aufgebaut und umfasst sowohl die Rechnungsstellung, den Versand als auch die Eingangsrechnungsverarbeitung.
Es sind weder große Investitionen in zusätzliche Hard- und Software nötig, noch werden personelle oder organisatorische Ressourcen gebunden.
Durch die günstige Kostenstruktur empfiehlt sich SIMPLYST für kleine und mittelständische Unternehmen.
]